問題社員への懲戒処分と普通解雇会社側の選び方と手続を、広島の使用者側弁護士が整理します

行為の原因で分けて考えます。就業規則に定めた規律に違反したのなら懲戒処分、能力や適格性が仕事に合わないのなら、指導や配置転換を経て普通解雇を検討します。

原因と、改善の機会を与えたかどうかで分けると、会社が主に検討する手段は、次の図のようになります。

能力不足は、懲戒を重ねるより、指導、教育、配置転換を尽くしたうえで、普通解雇や退職勧奨を検討する形が多いです。厚生労働省のモデル就業規則も、勤務成績や業務能率の不良を、懲戒ではなく解雇の事由（53条1項）に置いています。

退職勧奨は、どこに入りますか

退職勧奨は、会社が退職を勧め、従業員が自分の意思で応じて契約を終えるものです。解雇ではないので、応じるかどうかは従業員が決めます。度を超えると、不法行為になることがあります（民法709条）。

指導記録の書き方や、問題社員対応の流れ全体は、コラム「問題社員対応の進め方」で説明しています。

事実を確かめ、就業規則の該当条項を特定し、本人の言い分を聴いてから処分を決め、書面で通知して記録に残します。手順を省くと、後で争われたときに会社が説明しにくくなります。

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   事実を確かめる

   時系列のメモ

   いつ、だれが、何をしたかを、記録で裏づけます。勤怠記録、メール、業務日報、聞き取りメモを集めます。

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   就業規則の該当条項を特定する

   該当条項の控え

   行為が、就業規則のどの懲戒事由に当たるかを特定します。当たる条項がないときは、その行為を理由に懲戒処分はできません。

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   本人の言い分を聴く

   聴き取りの記録

   処分の理由となる事実を本人に伝え、言い分を聴く機会を設けるのが一般的です。就業規則に懲戒委員会などの手続があれば、それに従います。

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   処分の重さを決める

   過去の処分との比較

   違反の程度と、過去の同種の事案での処分を見比べ、重すぎないかを確かめます。

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   書面で通知する

   処分通知書

   処分の種類、理由となった事実、根拠の条項、処分の日を書いた通知書を交付します。受け取りを拒まれたときは、その日時と状況を記録します。

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   記録を保管する

   一式の控え

   通知書の写し、聴き取りの記録、決定の経過を保管します。後日の説明資料になります。

手順で誤りやすい点

• 同じ行為に、二度の懲戒処分はできません（厚生労働省のモデル就業規則の解説）。
• 別の行為への処分を重ねることはあります。モデル就業規則は、数回の懲戒を受けても改善の見込みがないことを、懲戒解雇の事由の例に挙げています（68条2項）。
• 処分の時に会社が知らなかった非違行為を、その処分が有効だと言うための根拠にすることは、特段の事情がない限り許されません（下の判決）。

欠勤や問題行動の背景に、体調の不調が疑われるときは

欠勤や問題行動が続くとき、背景に精神面の不調がないかを、処分の前に確かめます。精神的な不調が原因の欠勤を、「正当な理由のない無断欠勤」に当たらないとして、諭旨退職の処分を無効とした最高裁 平成24年4月27日判決があります。事案は特殊で一般化はできませんが、理由を確かめずに機械的に当てはめることは避けます。

休職の制度が就業規則等にあるときは、その定めに沿って、傷病休職を検討します（休職は就業規則等の定めに基づくのが普通、とする厚生労働省の調整事例解説）。

解雇は、少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金を支払います（労働基準法20条）。解雇後は、請求があれば解雇理由証明書を交付し、社会保険と雇用保険の資格喪失の届出をします。

予告が30日に足りないときは、足りない日数の分だけ、1日につき平均賃金を支払います（労働基準法20条）。

懲戒解雇なら、予告手当は不要ですか

「懲戒解雇なら解雇予告手当は払わなくてよい」という理解は、正確ではありません。その日のうちに解雇する（即日解雇）ときは、30日分以上の平均賃金を支払うか、労働基準監督署長の認定を受ける必要があります。懲戒解雇で予告も手当も不要になるのは、「労働者の責に帰すべき事由」に基づく解雇について、労働基準監督署長の認定を受けた場合です（労働基準法20条の1項ただし書と3項、労働基準法19条の2項、労働基準法施行規則7条）。

懲戒解雇でも、30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金を支払うのであれば、認定は要りません。

認定の基準は解釈例規に示されています。厚生労働省のQ&Aは、刑法犯に当たる行為や、2週間以上の無断欠勤などを例示し、総合的に判断され、就業規則の懲戒解雇事由にも拘束されない、としています。

認定の申請は、広島県内のどの労働基準監督署にしますか

申請先は、事業場の所在地を管轄する労働基準監督署です（労働基準法施行規則7条）。広島県内の8署の管轄は、次のとおりです（所在地は広島労働局の一覧）。

解雇理由証明書を求められたら

請求があれば、会社は遅滞なく、解雇の理由の証明書を交付します（労働基準法22条の1項）。解雇の予告がされた日から退職の日までの間でも、請求できます（同条2項）。従業員が請求しない事項は書けません（同条3項）。解雇の理由は、決めた時点で整理しておきます。

解雇したあとに、会社が行う届出

雇用保険と社会保険の資格喪失の届出が要ります。期限は、届出ごとに別の省令で定められています。

労働組合から団体交渉の申入れが届いたときの初動は、企業労務のページ「書面が届いたときの初動」に、労働審判などを申し立てられたときの動きは、労働審判・あっせん・訴訟のページにまとめています。

処分前の見通しの検討、通知書などの書面の作成、退職勧奨の進め方の助言、争われたときの対応を、会社側の代理人として行います。顧問契約がなくても、1件ごとにご依頼いただけます。